2　文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過及び責任の所在を明確にしておかなければならない。

3　文書は、公文書の公開に伴い、正確に、やさしく、わかりやすくすることを基本として作成するとともに、市町民の利用に役立つように適切に管理しなければならない。

2　総務課長は、文書及びこれに付随する物品の受発、完結文書の保存その他文書の処理に関する事務を総括する。

3　総務課長は、各課署における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、文書事務が適正に処理されるようその指導及び改善に努めなければならない。

2　文書主任は、当該課署においてこの訓令の定めるところにより、文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。

3　文書主任は、課署長の指定する者をもってこれに充てる。

4　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

2　2以上の課署に関連する文書については、その最も関係の深い課署に配布するものとし、配布すべき課署が明確でないものについては、総務課長が配布すべき課署を定めるものとする。

3　郵便料金の未納又は不足の文書がある場合は、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

2　松伏消防署及び吉川消防署南分署に到着した電報、書留郵便物及び金券等(総務課から配布されたものを除く。)は、前項第1号の処理をした後、それぞれの収受簿に所要事項を記入するものとする。

2　前項に規定する者は、収受した文書を速やかに総務課長(松伏消防署及び吉川消防署南分署にあっては文書主任)に引き継ぐものとする。

2　文書主任は、親展文書の収受等をしたときは、直ちに親展文書収受簿に所要事項を記入し、名あて人に配布するものとする。

3　課署長は、所定の文書管理台帳によることにより文書の進行管理上支障が生じるときは、総務課長と協議して、別の文書管理台帳を定めることができる。

2　起案に着手する前に供覧する必要のある文書は、あらかじめ関係者に供覧し、必要な指示を受けなければならない。

2　起案は、原則として1件ごとに作成するものとする。ただし、関連した事項のものについては、同一標題の下にまとめることができるものとする。

3　起案に当たっては、定例又は軽易なものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記載し、必要な書類を添付するものとする。

4　起案に当たっての用字、用語、文体及び書式は、吉川市公文例規程(平成7年吉川町訓令第4号。以下「公文例規程」という。)を準用する。

2　公文例規程第2条第4号イに規定する通達及び同号ウに規定する指令並びに同条第6号に規定する普通文書を起案する場合は、文案に別表第1に定める文書記号及び文書管理台帳の整理番号(同一の事案に係る往復文書にあっては、同一番号)を会計年度により付するものとする。この場合において、通達及び指令にあっては、文書記号の後に、指令又は通達の文字を付するものとする。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ当該文書に担当者の課署名、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

2　起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正個所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　指定合議者等は、直ちに、起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を主務課署長に通知しなければならない。

3　合議を要する文書について主務課署及び指定合議者等の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、なお、協議が整わないときは、その意見を付しておくものとする。

4　主務課署長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を指定合議者等に通知しなければならない。

5　指定合議者の合議を受ける起案文書について、当該指定合議者が主務者の直属の上司であるときは、第1項の規定にかかわらず、当該指定合議者の合議を省略することができる。

2　起案文書の内容が特に急を要するもの、秘密を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、前項の規定にかかわらず主務課署長その他の責任者が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

2　文書主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第15条から第17条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　前項の規定にかかわらず、照会、回答、通知、報告及び依頼の文書にあっては、公印の押印を省略することができる。

2　起案者は、文書を発送した場合は、速やかに発送月日及び通数を文書管理台帳に記入するものとする。

3　前条第2項の規定により公印の押印を省略できる文書にあっては、ファクシミリにより発送することができる。

2　ファイリング責任者は、課にあっては課長補佐又はこれに相当する職にある者、署及び分署にあっては副当直司令、中隊長又は副分署長、室にあっては副室長をもって充てる。ただし、課長補佐又はこれに相当する職にある者が欠ける場合は、課署長が指定する者をもって充てる。

3　ファイリング責任者は、課署長の命を受け、次に掲げる事項を行う。

4　ファイリング担当者は、保管単位の係ごとに係長又はこれに相当する職にある者をもって充てる。

5　ファイリング担当者は、ファイリング責任者を補佐する。

6　課署長は、第2項ただし書又は第4項ただし書の規定によりファイリング責任者又はファイリング担当者を指定した場合は、その氏名を総務課長に報告しなければならない。

2　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定個所に集中配列し、配列順序は左から第1号とし、段数は上から順次数える。

3　キャビネットの増減は、文書の収納状況を調査の上、総務課長が決定する。

2　文書は、個別フォルダーに収納し、3段キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3　キャビネットの引出しの使用区分は、原則として、現年度文書は上段及び中段の引出し、前年度文書は下段の引出しに収納するものとする。

4　処理が完結していない文書は、懸案フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。ただし、懸案フォルダーに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

5　各課署に共通する文書は、総務課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理保管しなければならない。

6　ファイリング責任者は、第2項の規定にかかわらず、3段キャビネットに収納することが不適切な文書については、総務課長の許可を得て、その他のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、当該文書については、所在確認カードにより当該保管場所を明確にしておかなければならない。

2　前項に規定する保存する必要がない文書は、次に掲げるものとする。

3　完結文書の保存区分は、次の各号に掲げる区分とし、その保存期間は当該各号に定めるとおりとする。

4　文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、個別フォルダーを単位とし、別表第2に定める基準に基づき課署長が定めるものとする。ただし、前条第5項に規定する全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、総務課長が定めるものとする。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該会計年度に区分しなければならない。

2　総務課長は、前項の規定による保存文書の引継ぎを行う場合は、ファイル基準表及び引継台帳並びに保存箱に収納されている個別フォルダーを照合し、及び確認したときは、当該保存箱に整理番号を付し、保存期間別に収蔵するものとする。

3　総務課長は、前項の整理番号を引継台帳に転記の上、当該ファイル基準表及び引継台帳を主務課署長に返還するものとする。

4　主務課署長は、前項の引継台帳の整理番号をファイル基準表の保存箱番号欄に転記し、当該ファイル基準表の写し1部を総務課長に提出するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、年度にかかわりなく常時使用する文書及び一定期間継続する事業等に係る文書で単年度又は単年で区分することが不適当なものについては、移替えを行わないものとする。

2　総務課庶務係の職員以外の職員が書庫に立ち入る場合は、書庫利用簿(様式第10号)に所要事項を記入し、総務課長の承認を得なければならない。

3　書庫は、清潔を保ち、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　保存文書の借用期間は、5日以内とする。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

3　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

4　保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

2　前項に規定する保存文書は、第41条第1項の規定にかかわらず、署長及び分署長が管理するものとする。

3　前条第3項及び第4項の規定は、保存文書の閲覧又は借用の取扱いについて準用する。この場合において、同条第4項中「総務課長」とあるのは「署長及び分署長」と読み替えるものとする。

2　第33条第2項に規定する文書及び1年保存する文書で保存期間が満了した文書は、主務課署長が廃棄するものとする。

3　署長及び分署長は、課長の承認を得た後、署及び分署の指定保存場所において保存している保存期間が満了した文書を廃棄するものとする。

4　保存期間を超えて完結文書を保存する必要があると主務課署長が認めるときは、保存期間延長協議書(様式第12号)を総務課長に提出して、協議するものとする。

5　主務課署長は、第1項から第3項までの規定により文書が廃棄されたときは、当該廃棄した日をファイル基準表に記入し、当該ファイル基準表の写しを1部総務課長に提出するものとする。

6　第1項から第3項までに規定する廃棄は、他に不正な利用をされない方法によるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の吉川松伏消防組合文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして用いることができる。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令は、この訓令の施行の際現に存する公文書について適用する。

この訓令は、令和元年5月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日より施行する。