○吉川松伏消防組合電磁的記録管理要綱
平成13年3月14日
消本訓令第1号
(目的)
第1条 この要綱は、電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めることにより、その記録の適正な活用を図り、もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(1) 電磁的記録媒体 吉川松伏消防組合(以下「組合」という。)が保有している共有サーバ装置又はネットワーク対応ハードディスク、電子計算機その他の機器(以下「端末等」という。)に内蔵される内臓電磁的記録媒体、USBメモリ、外付けハードディスク、光ディスク、磁気テープ等
(2) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られた記録であって、組合が組織的に用いるものとして保有しているもののうち組合が保有する端末等を用いて記録、再生ができ、電磁的記録媒体に記録されているもの。
2 前項に定めるもののほか、この要綱における用語の意義は、吉川松伏消防組合文書管理規程(平成9年訓令第7号。以下「文書管理規程」という。)に定めるところによる。
(電磁的記録取扱主任)
第3条 電磁的記録を管理する課、署及び室(以下「課署」という。)に電磁的記録取扱主任を置くものとする。
2 電磁的記録取扱主任は、文書管理規程に規定する文書主任をもって充てるものとする。
(電磁的記録取扱主任の職務)
第4条 電磁的記録取扱主任は、主務課署長の命を受け、次の事務を行う。
(1) 電磁的記録の整理及び保管に関すること。
(2) 電磁的記録に記録した情報の保護に関すること。
(3) その他電磁的記録の管理に関すること。
(電磁的記録担当者)
第5条 電磁的記録の管理について電磁的記録取扱主任を補佐するため、係ごとに電磁的記録担当者を置くものとする。
2 電磁的記録担当者は、当該係の係長をもって充てるものとする。
(電磁的記録の管理単位)
第6条 電磁的記録の管理は、課署を単位として行う。
(電磁的記録の保管等)
第7条 職員は、総務課長が定めた電磁的記録媒体に電磁的記録を保管又は保存しなければならない。
2 電磁的記録を持ち運び可能な電磁的記録媒体に保管又は保存した場合は、当該電磁的記録媒体は、ファイリングキャビネット内など適切な場所に保管するものとする。
(電磁的記録の整理等)
第8条 職員は、電磁的記録の内容を分かり易く整理するよう努めなければならない。
2 電磁的記録は、職務の内容別に電磁的記録媒体に保管又は保存し、整理するものとする。
3 電磁的記録を共有サーバ装置又はネットワーク対応ハードディスクに保管又は保存する場合、年度ごとに専用の電子フォルダを作成し、当該電子フォルダ内に保管し、又は保存することにより整理するものとする。
4 電磁的記録の廃棄は、主務課署長が事務の遂行に必要がないと認めたときに行うものとし、復元不可能な状態に消去するほか、不要となった電磁的記録媒体は裁断や破壊等により処分しなければならない。
(電磁的記録のラベルの記載事項)
第9条 電磁的記録を持ち運び可能な電磁的媒体に保管又は保存した場合は、当該電磁的記録が記録された電磁的記録媒体に、次に掲げるラベルシールを添付するものとする。
(1) 課署及び係の名称
(2) 記録媒体の使用開始年月日
(3) 電磁的記録の名称
2 ラベルの記載の事項は、正確かつ最新のものとする。
(電磁的記録の取扱い)
第10条 電磁的記録は、漏えい、不正利用又は改ざん等がないよう慎重かつ適正に取り扱わなければならない。
2 電磁的記録のうち、個人情報等特に重要なものを他の課署に提供するときは、あらかじめ提出先、利用目的及び管理方法等について主務課長の承認を得なければならない。
3 電磁的記録は、原則として庁外へ持ち出してはならないものとする。ただし、主務課署長が必要と認めた場合は、この限りでない。
(電磁的記録の複写)
第11条 電磁的記録取扱主任は、毎月末日に電磁的記録を別の記録媒体に複写して保管しなければならない。
(情報セキュリティ対策)
第12条 この要綱に定めるもののほか、電磁的記録の管理については、情報セキュリティ基本方針(令和7年3月26日消防長決裁)、同方針に基づく情報セキュリティ対策基準(令和7年3月26日消防長決裁)を遵守しなければならない。
(委任)
第13条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成29年消本訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和7年消本訓令第3号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。