○吉川松伏消防組合電磁的記録管理要綱
平成13年3月14日
消本訓令第1号
(目的)
第1条 この要綱は、電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めることにより、その記録の適正な活用を図り、もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この要綱において、「電磁的記録」とは、電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録であって、吉川松伏消防組合が組織的に用いるものとして、保有しているもののうち、吉川松伏消防組合が保有する電子計算機その他の機器を用いて記録、再生等ができる次の記録媒体に記録されているものをいう。
(1) フレキシブルディスク
(2) 光磁気ディスク
(3) 録音カセットテープ
(4) 録画カセットテープ
2 前項に定めるもののほか、この要綱における用語の意義は、吉川松伏消防組合文書管理規程(平成9年訓令第7号。以下「文書管理規程」という。)に定めるところによる。
(電磁的記録取扱主任)
第3条 電磁的記録を管理する課、署及び室(以下「課署」という。)に電磁的記録取扱主任を置くものとする。
2 電磁的記録取扱主任は、文書管理規程に規定する文書主任をもって充てるものとする。
(電磁的記録取扱主任の職務)
第4条 電磁的記録取扱主任は、主務課署長の命を受け、次の事務を行う。
(1) 電磁的記録の整理及び保管に関すること。
(2) 電磁的記録管理目録(様式)の作成及び保管に関すること。
(3) 電磁的記録に記録した情報の保護に関すること。
(4) その他電磁的記録の管理に関すること。
(電磁的記録担当者)
第5条 電磁的記録の管理について電磁的記録取扱主任を補佐するため、係ごとに電磁的記録担当者を置くものとする。
2 電磁的記録担当者は、当該係の係長をもって充てるものとする。
(管理単位)
第6条 電磁的記録の管理は、課署を単位として行う。
(保管用品)
第7条 職員は、総務課長が定めた用品に電磁的記録を収納し、保管しなければならない。
(保管場所)
第8条 電磁的記録の保管場所は、ファイリングキャビネット内の総務課長が定める所定の位置に保管するものとする。ただし、総務課長が認めた電磁的記録については、この限りでない。
(電磁的記録の整理等)
第9条 職員は、電磁的記録の内容を分かり易く整理するよう努めなければならない。
2 パーソナルコンピュータ又はワードプロセッサーで作成する電磁的記録は、職務の内容別にフレキシブルディスクに記録し、整理するものとする。ただし、作成したファイルがフレキシブルディスクの記録容量を超える場合は、マグニートオプティカルディスク等に記録するものとする。
3 電磁的記録の廃棄は、主務課署長が事務の遂行に必要がないと認めたときに行うものとする。
(電磁的記録のラベルの記載事項)
第10条 電磁的記録には、次に掲げる事項を記入したラベルを添付するものとする。
(1) 課署及び係の名称
(2) 記録媒体の使用開始年月日
(3) 電磁的記録の名称
2 ラベルの記載の事項は、正確かつ最新のものとする。
(電磁的記録管理目録)
第11条 主務課署長は、毎年4月1日までに前会計年度に発生し、保管すべき電磁的記録に係る電磁的記録管理目録を2部作成し、その1部を保管し、他の1部を総務課長に提出しなければならない。
2 電磁的記録管理目録の保存期間は、1年とする。
(電磁的記録の取扱い)
第12条 電磁的記録は、漏えい、不正利用又は改ざん等がないよう慎重かつ適正に取り扱わなければならない。
2 不用になった電磁的記録は、速やかに、消去しなければならない。
3 電磁的記録のうち、個人情報等特に重要なものを他の課署に提供するときは、あらかじめ提出先、利用目的及び管理方法等について主務課長の承認を得なければならない。
4 電磁的記録は、原則として庁外へ持ち出してはならないものとする。ただし、主務課署長が必要と認めた場合は、この限りでない。
(電磁的記録の複写)
第13条 電磁的記録取扱主任は、毎月末日に電磁的記録を別の記録媒体に複写して保管しなければならない。
(委任)
第14条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成29年消本訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。